為何你的簡報都沒人認真看?行銷專家3張投影片告訴你「真相」,字滿為患更是大忌!

2019年03月06日 14:04 風傳媒
開會報告都沒人認真聽?你做的投影片可能出了點問題......(圖/すしぱく@pakutaso)

開會報告都沒人認真聽?你做的投影片可能出了點問題......(圖/すしぱく@pakutaso)

使用PowerPoint 作為簡報的視覺輔助工具時,要透過編輯作業將螢幕字數縮減到最少。投影片只能作為簡報者的輔助工具,而不是促銷工具。你要觀眾到現場做什麼?是要他們聽你簡報?還是讓他們坐在那裡讀投影片的文字、圖表?

如果投影片上有太多的重點符號,就會造成簡報者與觀眾之間的障礙。重點符號會讓簡報氣氛過於僵化,也太正式了。如果觀眾想趕快把那些重點符號看完,他們會因為很吃力而產生挫折感。所以,重點符號的字體大約24級或更大,還要事前站到簡報會場最後一排,瞇著眼睛看一看是否容易閱讀。

接著要讓你看看,倫敦著名的溝通顧問公司的例子。這是不太好的簡報例子,卻是許多簡報常常出現的通病。這項簡報曾經用來做新生意的推銷,而且要求觀眾提供建議,告訴他們有哪些地方可以改善。

投影片(一)

完美酒店主人的基因

★ 與職能治療師合作,藉此發掘最傑出、領有執照者的技術和特色。

★ 根據資料,創造酒店主人的風格,以證明機會既多又廣。

★ 運用消費者研究作為參考資料,讓來酒店消費者可以看見好酒店主人具備的重要特徵。

★ 運用電視名人,將研究帶入生活領域。

★ 領有執照者擔任代言人,並當作個案例子。

投影片常常犯了字滿為患的毛病。簡報者可能說:「我們會與職能治療師合作,找出……。」但在螢幕上只需要提示重點就可以了,正如投影片二所顯示的簡要關鍵字:

投影片(二)

完美酒店主人的基因

★ 與職能治療師合作。

★ 創造酒店主人的風格。

★ 將消費者研究當作參考資料。

★ 聘用電視名人。

★ 任用領有執照的代言人。

事實上,也不一定非要像投影片(二)那樣,也可以做成像投影片(三)那樣簡潔明快:

投影片(三)

完美酒店主人的基因

★ 職能治療師。

★ 個人風格。

★ 消費者研究。

★ 電視名人。

★ 領有執照的代言人。

其實,可以用不同的字體代表重點,觀眾就能一目了然,但要注意,代表重點處的句子必須單獨一行,才能顯示它的重要性。此外還要注意,呈現投影片時觀眾都會先閱讀你要談論的內容,以職能治療師為例,觀眾會因為看到你又討論電視名人而分心,所以要運用一些動畫效果突顯主要重點。也可以讓觀眾先瀏覽簡報的重點有哪些,他們心裡先有個概念,再一一談論。

你可以將投影片(一)當作檔案版本,也可以將投影片(三)印給聽眾。編輯方面若有疑慮,可以運用「T恤測試法」,看看在一件T恤上印多少字較能讓路人看清楚?

作者簡介| 尼克.費茲賀伯特

從事公關顧問20多年,服務客戶遍及飲料界、大型媒體公司、行銷公司以及公部門,也是倫敦「魔術圈」(The Magic Circle)會員,致力於將魔術技巧運用於商業簡報。他歸納魔術原則20條,融合公關、行銷專長,並實際運用於各大企業員工的簡報訓練,成效卓著,不但能吸引觀眾目光,更能達成遊說目的,並受到英國廣播公司(BBC)、《衛報》(Guardian)等各大媒體相邀專訪。

本文經授權轉載自時報出版《簡報現場力:Show Time!簡報三分鐘的20個零失敗技巧》
責任編輯/陳憶慈

 

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