成功者絕不會把行事曆塞滿!過來人點破「真相」:排滿行程只是在向外人證明你很重要

2019年04月09日 15:04 風傳媒
時間管理高手很小心,他們不讓寶貴時間被不夠好的方式占用,知道「沒有」可以勝過「有」,留白的行程表能迎來其他機會。(圖/取自youtube)

時間管理高手很小心,他們不讓寶貴時間被不夠好的方式占用,知道「沒有」可以勝過「有」,留白的行程表能迎來其他機會。(圖/取自youtube)

有位年輕人想探究管理的祕訣,聽說有位高手很懂,於是「他滿心好奇,打給那位企業主管的助理,想知道能否約時間討教,沒想到助理立刻把電話轉給主管本人」。

年輕人詢問何時能登門拜訪,並認為那位主管一定忙得分身乏術,結果卻不是這樣,「那主管說:『這週每天都可以,只有週三上午不行。你選個時間吧!』」讀者當然會很好奇,為什麼他的時間這麼自由?

或許該問個更好的問題:要如何這麼自由?若只說一般上班族沒那麼輕鬆,未免還太過輕描淡寫了。我看過愈多時間紀錄,愈發覺「工作」和「開會安排」密不可分。不少人每天要花6至8小時在見面開會或電話會議,負責多項專案的資深人員尤其如此,獨力進行的工作只能留到晚上或週末處理。至於有空思考的時間,上班期間根本免談。

然而,不是每個人的行程表都滿到爆。我與傑夫.希斯約訪談時間就見識到。他從國小六年級開始思考行程規畫的技巧,讀過超多時間管理書籍,如今他任職於矩陣服務公司旗下的矩陣應用科技公司,公司業務是生產與販售石化儲存設備,他在奧克拉荷馬州的土爾沙(Tulsa)上班,但還負責首爾市郊的生產基地和雪梨辦事處,有三分之一的時間到處跑透透,帶領的員工橫跨多個時區。

他回答我一連串行程管理的提問,與我交換了電子信箱。我詢問能否通話訪談,並心想他也許會答應在幾週後的某天下午3點45分,與我進行短短15分鐘的訪談。沒想到他竟跟我說:「我現在時間很空,不如妳提出幾個中意的時間吧!」

在我們實際通話時,我忍不住發問,其他在美式企業工作的人,怎有辦法像他這麼有空?

他回答:「這主要是心態問題。我時間多得不得了嗎?唔,我的時間跟每個人一樣多。我想重點在於『怎麼看待時間』。」

在交談過程,我發現他看待時間的方式極為關鍵,他能夠逃脫「忙碌」的陷阱,不像很多人明明希望有時間沉澱,卻總是被行程給卡死。

說到底,他最大的祕訣是:「我喜歡行程表上有空白。」多數人雖然哀嘆時間不夠,卻並不喜歡有空白時間。我們熱愛把事情列在行程表上,證明自己有在做事,或者像傑夫所說:「大家愛開會只是因為這樣可以顯得他們很忙碌,很有用,很能幹。」任何事只要記在行程表上,而且涉及別人,就自動搖身一變為超級重要─實際上重不重要則另當別論。

沒排行程,不等於閒閒沒事幹

如果你認為有必要讓自己看起來很忙,以充實的行程表向世界證明你很重要,那麼就會一直想把行程塞滿,覺得什麼事可能有趣就列到行程表上,有空檔就答應別人提的事項。人們希望自己能被列進副本轉發名單,沒受邀開會就不爽,並非真心希望行程表有空白,一旦出現了空白時間,便立刻拿起手機查看信件和訊息。

傑夫並不是這樣想,「就算我的行程表很空,也不表示我閒閒沒事幹。」

依賴會議的管理文化有其機會成本。當大家整天都安排開會,就會等到開會時才做決定,而那時間可能離現在還很久,畢竟其他人也有一堆會議要安排。傑夫寧可授權給一起共事的金頭腦,讓他們依照具體目標自行做決定,而且大家必須留出空檔以便找得到人。他沒有成天開會,其他人知道有事可以打電話或直接過去找他,而他已在飛機上做了需要完整時間專心處理的工作,所以歡迎別人臨時過來談談。

從本質來看,開會其實額外浪費了很多時間。無論一場會議需要處理多少事,通常會安排30至60分鐘,而且開會前後的時間容易被浪費,比如某人上午10點要開會,大概從9點45分開始就不會做需要費神處理的事,而開完會後又會進行例行公事:查看信箱,順便瞄一下喜歡的應用程式,因此1小時會議很容易占掉90分鐘。如果下一小時又有另一場會議,兩場會議之間大概只有不到30分鐘可用。

這本身形成惡性循環。別人認為你沒開會就不會工作,所以靠排定會議逼你完成工作。他們把事情留在會議上講,原因是認為你不會讀信,而不讀信的原因在於你要開很多會,多數信件都是在排定會議。

為了打破惡性循環,你必須有意識地不把行程排太緊。傑夫說:「這跟水一樣,有空隙就會流過去。你必須很勤勞地說:『今天不行。』」他會向人表示彼此不必會面;如果認為別人能把事情處理好,則婉拒開會的提議;別人不必預約就能直接打電話給他;如果是在走廊上碰到時談個五分鐘即可解決的事,就不要約兩天後一起開30分鐘的會來處理。

時間管理高手很小心,他們不讓寶貴時間被不夠好的方式占用,知道「沒有」可以勝過「有」,留白的行程表能迎來其他機會。正因明白時間寶貴,所以選擇留白,反而因此感覺時間很多。

作者介紹| 蘿拉.范德康

暢銷作家,著有《成功人士早餐前都在做什麼》、《成功人士的工作心法》和《成功人士怎麼過週末》等書,與莎拉.哈特杭格一起主持播客節目《兩個世界的精華》(Best of Both Worlds)。她的TED演講「如何掌控你的空閒時間」大受歡迎,觀看次數超過700萬次。目前跟先生和四個小孩住在費城郊外。

本文經授權轉載自采實文化《要忙,就忙得有意義:在時間永遠不夠、事情永遠做不完的年代,選擇忙什麼,比忙完所有事更重要》
責任編輯/陳憶慈

 

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