提案一次到位,主管點頭買單!向上溝通時不可不注意的關鍵因素:你的主管是哪種動物?

2019年06月17日 12:14 風傳媒
若能先洞悉主管的行事風格,為其量身打造溝通方法,提案成功的機率便會大大提升(圖/Unsplash)

若能先洞悉主管的行事風格,為其量身打造溝通方法,提案成功的機率便會大大提升(圖/Unsplash)

在職場中與主管建立良好的溝通管道,往往是升遷的關鍵因素。本文邀請口語訓練專家王介安,剖析怎樣的提案話術才能讓主管立即說 YES。 

提案要過關 明確目標是不二法門

職場最重要的一門課即是換位思考,溝通也一樣。王介安認為,溝通提案要成功,必須要站在主管的立場,用對方想要的方式傳達出自己的意見,打中他內心的渴望,接著再達到他的期望,就能快速使其認同。然而,換位思考看似容易,操作上實屬困難,面對不同個性的主管,溝通的態度與方法都不一樣。若能先分析主管是哪類型,並依據該類型可接受的方式進行溝通,才有辦法讓主管埋單。

王介安獨創 GAS(Goal、Attitude、Skill)口語魅力術,經過十多年教學經驗,歸納分析出職場上有 7 大類型令人頭痛的難溝通主管。所謂 GAS 訓練方式主要以個人的人格特質為出發點,針對目標(Goa l),提出態度(Attitude)與方法、技巧(Skill)的溝通策略。根據統計,採取 GAS 的溝通提案方式,成功率高出一般溝通方式的 1.5 倍。

在他著作的《和任何主管都合得來:溝通達人王介安超有用的上班族向上溝通技巧》一書中,將這 7 種類型分成情緒化、一意孤行、囉唆、沒同理心、邏輯差、指示不明確、緊迫盯人。他進一步結合 DISC 人格測驗,將上述的 7 類主管再收斂成獅子型、鴿子型、貓頭鷹型、孔雀型與變色龍型等 5 大類型,不同類型的主管,有不同對應的溝通態度與技巧。用對方式,才容易成功。

他認為,任何的提案都必須是目標導向,且方向要明確。描述目標上,最好有具體的量化或質化數字。以電商行銷來說,就是達成多少點擊率(量化)或提升品牌忠誠度(質化)。一份好的提案必須包括人、事、時、地、物、錢(預算)及結局(預期目標)。以業務工作者最常遇到的舉辦行銷活動提案為例,人就是提案者,事為行銷活動這件事,時與地是舉辦時間與地點,物即是活動內容,至於錢就是預計花多少錢,結局則是目標,會有多少投資報酬率,如增加多少客戶或這項活動的 CP 值等。不同類型的主管,在提案的 7 大項目內,雖各有重視的點,但對於目標都是一致的。

獅子型主管 先投石問路 再順著毛摸

假如你的主管凡事多用命令句、講話霸氣、自尊心強、講究速戰速決的效率的話,那麼他應該就是獅子型,也就是支配類型。與這類型主管溝通,在提案的態度上絕對要謙卑、謙卑再謙卑。提案技巧則是針對主管曾經提過的藍圖架構,做更仔細的具體描述。

「跟著主管做就對了。」

他建議,面對獅子類型的主管,在提案前必須先做試水溫的動作,旁敲側擊、投石問路,了解主管大致的方向。提案技巧與內容,即是推敲上意,遵照他原有的架構與想法,進一步擬定實行步驟,把他想做的事做好即可。千萬不要挑戰他的想法,自作聰明提出一套與主管相違背的策略方法,否則容易被打入冷宮。

由於獅子型主管大部分都較有威嚴,容易讓工作者在提案時緊張,甚至偶爾會漏掉資料,此時絕對不要說「對不起,我忘記補上資料了」,可換說「待會一定把資料補上」。雖然兩句話的意思都是忘記資料,但若是第一時間就說對不起,這類主管很容易會把下屬貼上忘東忘西的標籤,對往後的升遷會有不利影響。

貓頭鷹主管 重數據分析 理性推論方案

眾所皆知,貓頭鷹被塑造為有智慧與博學多聞的形象,因此貓頭鷹類型的主管多是理論分析派。一般而言,高科技產業企業家或該產業高階主管,多半屬於此一類型,其特色是重視邏輯、前因後果及數據研究。面對這類型主管,在提案態度上必須要理性;在溝通技巧上,則要邏輯性的分析市場現況與比對過往類似案例優缺的能力,藉由透徹分析後的各項數據再導向結論,便可說服他。

和平鴿主管 展現情感理解 果斷選擇安全牌

其人格特質為有耐性愛好和平重視和諧。和平鴿類型的主管以幕僚為多,如公司內的特助協理或是幕僚長等。他們善於傾聽,主要是輔佐與支持自己的長官。這類型的主管,相當在意對方是否真的了解他,在面對眾多提案時,也容易猶豫不決。因此提案時,態度上要訴諸感性,溝通技巧上要用充分理解對方的想法,表出「我全然了解您的想法與問題所在」,讓他們有被尊重的感受。選擇方案時,則要斬釘截鐵地排除各種不適用的方案,提出最可行的做法, 以減少他的疑慮。

此外,這類型的主管風險承受度較低,盡可能提案時做出最安全的方案。由於和平鴿類型的主管,相當重視他人的感受,若提案過程中出現資料錯誤等小問題,只要真誠地說聲對不起,即能獲得對方的原諒。

孔雀型主管 分享、討論觀點 掌聲光芒都給他

他解釋,顧名思義就像孔雀一樣愛展現自我,要給他盡情發揮的舞台。這種人本身的口才與社交能力很好,如業務主管或消費生活產業的主管多屬於此種。這種主管的思維較天馬行空,思緒容易發散,做決策也會發生朝令夕改的狀況。

孔雀型主管有別於上述 3 種類型的主管(分別強調效率、嚴謹與保守),他們對於創意的接受度很高也能接納意見不同的人,向此種主管提案,可發揮的自由度相當大。在態度上要從分享觀點與充分討論做起,藉此激盪出更多火花。在提案技巧上必須要聚焦在結論上,以免討論過程太過發散,導致溝通過程沒有重心。由於這類主管喜歡享有光芒,因此下屬要特別注意,即使在提案會議中,也千萬別搶了他的鋒頭,盡可能把掌聲留給主管。

變色龍主管 研究觀察記錄 做個稱職棋子

第 5 種類型則是混合前 4 種類型的「變色龍」,這種主管做事比較有彈性,會因環境要求而隨時做調整,他會因不同議題,而出現不同的行事風格。向這樣的主管提案,必須因事制宜,開口前一定要先研究他以前對不同議題的看法,才能找出最佳因應之道。

舉例來說,以往他對財務看法相當重視數據的論述,若進行此類的提案時,就必須將他視為貓頭鷹類型的主管,對應出這類型的溝通態度與技巧。若對於新產品的開發會議上,主管曾有天外飛來一筆的看法,對於類似提案會議則可用孔雀型主管的溝通方式來應對。簡單說,面對變色龍型的主管,最好的方式就是當個稱職的棋子,才能獲得他的認同。

「學會溝通,職場人生就會不一樣。」

王介安強調,溝通從來就不是一件自然發生的事,有效的向上溝通必須經過訓練,藉由洞悉主管的個人與領導風格,再為他量身訂做專屬的溝通方法,就能和任何主管都合得來,進而讓長官看見自己的能力,升官發財都順利。

文/黃曉波

本文經授權轉載自今周刊《為什麼會說話的人運氣特別好?》

責任編輯/李頤欣

 

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