總感覺說來話長,很難一言以蔽之?日本溝通大師「關鍵四句法」讓你腦子更清晰

2016年12月20日 07:20 風傳媒

請大家試想一下,自己身邊感覺善於表達者,他們的電子郵件和言談方式,多半都相當簡潔。

並不是因為他們將內容簡化而顯得簡潔,而是懂得省略多餘的資訊,只歸納出最精簡的重點。溝通感覺上,並不會覺得他過於平淡、也不致於冷漠,這時候總是會認為「這個人的電子郵件一向清楚易懂」。

那麼,所謂的「傳達」究竟是怎麼一回事呢?每當想向對方表達些什麼時,腦中到底如何運作的呢?

想要把表達的內容變得簡潔,首先得讓自己的腦袋清晰,這時候大腦進行的動作就是—抓重點。

聰明人懂得抓重點

我長年從事大學、入社應考等申論題撰寫的指導工作,不如就以此經驗為例進行說明吧。所謂申論題應試,就是針對某個題目,將自己的想法合乎邏輯地加以說明的考試。

為了能寫出合乎邏輯的文章,我一向指導學生使用自創的「邏輯模式」=「四段構成」。其實不只是申論撰述而已,舉凡商業書信等各種寫作或是對話的場合,都可活用這種四段模式的技巧,將想要表達的內容合乎邏輯且精簡扼要地予以歸納。

所謂的「四段構成」如以下所述:

第一段:拋出問題→「…嗎?」

這是為了表達自己已針對題目的問題點,進行思考整理,並準備針對該項議題陳述意見的開場。

「雖然題目如此主張,但這是正確的嗎?」諸如此類,將題目轉換成「是非題」藉以拋出問題作為開場。

(圖/pakutaso)
溝通時以是非題開場。(圖/pakutaso)

第二段:表達意見→「固然…不過…」

針對自己拋出的是非題,表明個人選擇的立場。這時候,通常會引述「反對意見」,先說出「固然…」;隨即再以「不過…」論述加以反駁,表達出自己的意見。

第三段:展開論述→「背景原因是…」、「畢竟…」

針對自己為何持有如此意見,闡述個中背景、原因、歷史原委等,此為申論時最重要的部分。

第四段:結論→「因此…」

整理全文,最後再次明確表示自己的主張為贊成或反對。

雖然各所大學的應試申論題不盡相同,但通常申論文作答的限定字數為八百到一千字,要在如此限定的篇幅下,最好以四段構成來撰寫。

而且,我們平時經常寄出的商業電子郵件等書信,多半篇幅更短。如果在這種狀況下,試著套用四段構成作為書寫架構,將會變成以下內容:

第一段:拋出問題

新商品「○○○」真的適合於九月發售嗎?

第二段:表達意見

固然大部分的企業向來都在九月,規畫推出新商品,不過在氣候快速暖化的當今,若顧及消費者需求,應該將發售日往前訂在更早的日期為宜。

第三段:展開論述

雖然尚未得到確定訊息,不過業界中都在盛傳,我們的競爭對手A公司和B公司皆準備提早發售,各大媒體也緊盯著他們的動向。

第四段:結論

參酌以上這些狀況,我認為應該搶先A公司和B公司進行發售為妥。

以四段構成歸納而成的文章,由於展開的論述十分合乎邏輯,因此不僅能說服對方,還能讓對方心生共鳴。

舉凡公司或家裡的一切事務、腦中思緒等世事,往往十分複雜,難以一言蔽之。不過要是有了這樣的思考模式,大量的資訊內容就能精簡地整合歸納出完整的陳述。而此模式的極致,就是接下來談的—「四句」歸納法。

「 簡短歸納」很困難?訣竅在—四段構成

以申論題為例,再來說明一下。

有許多從未寫過申論題的學生,無法突然文思泉湧、寫出八百字的文章。這時候我會先依照「四段構成」的邏輯模式,指導他們將接下來準備擬寫的內容以「四句」來歸納,換言之就是:

•針對題目所言,表示贊成還是反對?

•為什麼會有這樣的想法?

•還有其他的想法嗎?

•最終的主張為何?

能依照前述要點來歸納己見的學生,在這個階段將十分清楚腦海中想要寫什麼內容,全文架構已成形。接下來,只要稍加潤飾經過重點歸納的短文,立刻就能寫出八百字的申論題作答。而且還能隨心所欲地發表自己的主張,將想法傳達給閱讀文章的人。

不過,有些學生就是學不會抓重點,無法將該寫的重點歸納成簡短的文章。像這樣的學生往往會漫無目標地寫出內容鬆散、拖泥帶水的八百字文章。

想當然耳,由於從文中看不出撰寫者的主張為何,因此這篇申論文肯定無法合格過關。換句話說,這些學生可能無法思考關鍵:想做任何表達時,最小單位為「四句」。

比方說論文寫作,往往需要先釐清自己的研究主題為何,然後針對主題闡述假設觀點;接著寫出足以佐證的實驗結果,以及相較過去的研究結果,為何自己的研究略勝一籌的要點;最後,再根據前面所述導出文章結論「因此我反對○○說法」。

其實歸根究柢來看,論文就是以這樣的「四句」邏輯堆疊架構而成的文章,不是嗎?

若以此模式思考,小說也是一樣的道理吧。主角內心浮現某個疑惑或疑慮,但卻苦惱著「真的是那樣嗎?」就在此時,他忽然巧遇以前的友人而靈光一閃,或是發生了平常不會發生的狀況,導致他發現了什麼重要的線索,最後他終於確信「自己的猜測果然沒錯」。

所謂的「起承轉合」同樣以四個段落來構成,這和我所說的「四段構成」極為類似。

就此看來,其實所有想要傳達給他人的事物,基本上都屬於「四段構成」,換言之不就是「四句邏輯」嗎!更進一步可以直言,世間萬物的構成,就是由所謂「四句」的小積木一一堆疊而成的。

基於此故,養成以「四句」思考、書寫、說話的習慣,正可謂培養「表達力」的捷徑!

作者|樋口裕一

目前為日本多摩大學教授、京都產業大學客座教授。

一九五一年出生於日本大分縣。早稻田大學第一文學部畢業後,進入立教大學研究所完成博士課程。除了以法國文學、非洲文學的專業譯者身分參與各項活動外,還從事從小學生到社會人士的申論寫作指導工作,訂定出獨創的指導方式。主導專門傳授作文、申論寫作的遠距教學補習班─白藍塾。

本文經授權轉載自商周出版《關鍵「四句」!日本熱銷250萬冊溝通大師的精準表達術

 

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