用更少時間得到更大效果,提高團隊的工作效率和士氣靠這招!

2017年05月10日 16:32 風傳媒

編按:從上次的文章中,我們可以從Zappos執行長謝家華的分享中了解他如何安排時間以提升工作效率,這次則要看看,他如何用組織管理讓工作效率最大化。

今天要談組織管理方式如何調整,才能極大化工作效率,更顯著降低電子郵件和會議帶來的時間浪費。

不只個人,如何提升整個團隊生產力呢?

很多人會把公司透明化掛在嘴上,但真正實踐的人並不多。一個公司的透明度為什麼重要呢?當所有層級的成員都明白正在進行的工作、明確的策略方向,除了減少流言蜚語外,對整體士氣也是加分的效果。

想要透明化,就要良好的溝通;諷刺的是,透明化不夠的公司有另一個大缺點:就是更多的溝通成本和時間成本。意思就是,既然溝通遲早都要做,只是你可以早點做提升士氣,或是晚點做同時增加猜忌和成本浪費。

一般來說,企業內部溝通不外乎電子郵件和會議,謝家華也不例外。從他的行事曆來看,謝家華每週花費 24% 的時間在與人會議上 (巧合的是,剛好落在管理大師彼得.杜拉克建議最多花 25% 在會議的時間內)。當然,謝家華的 24% 並不包含電話會議,以及會議前的準備等。

以下圖表讓我們看看,謝家驊如何安排時間?在一天的工作時間中,35% 在電子郵件、24% 在與人會議,剩下 41% 運用在其他任務上。

35% 在電子郵件、24% 在與人會議,剩下 41% 運用在其他任務上。(圖片來源:Business Insider)
35% 在電子郵件、24% 在與人會議,剩下 41% 運用在其他任務上。(圖片來源:Business Insider)

可是,為了要做到透明化,難道,一定要花這麼多時間寫郵件、開會議嗎?有沒有更好的方式,或減少會議的時間呢?接下來,我們先談Zappos的管理方式:無領導管理方式(Holacracy)

Zappos 獨特管理方式:無領導管理方式(Holacracy)

2014 年底,謝家華推出一樣頗具爭議的計畫:無領導管理方式(Holacracy)。身為Zappos的員工,你有兩個選擇,一是接受,二是離開。什麼是 Holacracy ?為什麼Zappos如此重視呢?

簡單說,無領導管理方式(Holacracy)取消傳統職位和頭銜,同時賦權給所有權員工。結果是:員工不需要對主管彙報 (因為沒有主管),而是在所屬的專案小組內和所有人討論。

你或許有一個疑問,那麼誰來做決定呢?答案是:每個人都可以在其專業上做出某些決定,完全取決於任務、專案的性質,相信專家的看法而非傳統的主管。透明化,只是在 Holacracy 底下的副產品,自然而然就會發生。

台灣企業奇特現象:一面高喊創新、一面堅守舊體制

過去當市場變化不明顯、競爭不太激烈的時候,依賴少數關鍵主管的傳統管理模式有一定的優勢;但變化一旦加快,甚至無法預測時,企業終於驚覺發現組織內創新不足,可惜為時已晚。比較奇特的是,這些企業一面大張旗鼓說創新,一邊在內部堅持維護舊體制,或許真的只有奇蹟出現才可能「轉型成功」,而Zappos在相對早期就開始嘗試推行。

每一個轉型階段都不可能一蹴可幾,不可能過一個晚上就搞定(就連Zappos也是花了好幾年才慢慢推到全公司),只能一步一步完成。

公司透明度是否有助提升效率?

還記得一開始所說的嗎?想做到公司透明化、降低內部溝通成本,利用電子郵件和會議是謝家華的方式。而Zappos的無領導管理方式(Holacracy),無意中也省下不少郵件和會議。

以下的圖表,針對Zappos在實行無領導管理方式之前與之後的差異。從這裡,我們得到一個結論:公司的透明度與提升效率呈現正相關。

在電子郵件上所花費的時間減少 54%。(圖片來源:Business Insider)
在電子郵件上所花費的時間減少 54%。(圖片來源:Business Insider)

比較 2014年 (改變前)與 2015 (改變後),很明顯發現:謝家華在電子郵件上所花費的時間減少 54%!甚至在工作時數上也減少了 15%。儘管無領導管理方式(Holacracy)是最主要的改變,但並非完全是管理方式的功勞,別忘了還有個人與團隊效率的提升。

Zappos的故事告訴我們:透明化是一個方式,與成員們建立互信和分享資訊,特別是需要大量腦力激盪、常和外部合作夥伴搭配的公司更是如此。如果你想讓整個團隊、部門、公司的成員都理解主管決策,最好的方式絕對不是忽略他們,而是給予他們足夠的權利參與。

透明度的作法還有哪些?

推特(Twitter)的執行長 Jack Dorsey 在公司裡推行「有責任的透明化」(responsible transparency)。雖然沒有辦法所有人擠進會議室,但是要盡可能保證讓所有人知曉會議的討論內容。Zappos不太一樣,謝家華追求的是「完全的透明化」(radical transparency)。只要在法律允許的範圍內,所有事情都被要求公開透明。

我們比較了透明化組織和傳統企業的差別。透明化讓各個階層成員,在同樣的數據、背景資訊下,得到更好的工作績效和決策。相對於傳統企業,時常會陷入不必要的爭執當中,無法專注聚焦在工作上。比方說:為什麼沒有邀請我參與那場會議?等等複雜人際關係當中。

Dorsey 補充說明:當公司成員都知道可以獲得足夠的資訊時,自然而然也減少不必要的討論。除了Zappos從管理方式做改變外,以下推薦幾項工具、服務或者其他公司的實際作法,協助你往更透明、更有效率的公司前進。

  • 工具:Slack、 JANDI 等企業通訊可同時達到透明化和效率。這類服務可以將企業內訊息儲存在具資安保護的空間裡,確保每位新成員加入群組後,可以追溯以往的歷史訊息。既無需重新解釋,新成員也可以從字裡行間了解團隊運作方式,很快就能加入團隊。
  • 其他公司作法:Buffer 不只是一家科技公司,更是把「公開透明」做到極致的公司。舉凡股權結構、每個人的薪資、公司收入等被認為很敏感的訊息,通通公開在官方網站上,有興趣的話可以點擊前往參考

當然,你或許也聽過利用分享 Google 日曆達到透明度等作法。在這段結束之前,我想強調不是所有透明化方式都適合所有公司或組織,但每個領導者必須現在開始接受一個觀念:抱持公開透明的思維,絕對有助於公司士氣和效率。你擔心公開訊息會不會產生負面影響,但最大的障礙通常是不敢嘗試。

最後,我們為什麼分享這些資訊給你

這世界有很多無法掌握的事情,相對來說,公司營運是比較容易調整的(如果拿全球政經情勢、環境變遷比較,一間公司的營運其實不複雜)。透過即時回應、透明化作法,建立與成員的互信,是最簡單、成本最低的作法。

相信我!公司的所有人都會感謝你所做的一切。而下一個比Zappos更成功的企業,或許就是你。

資料來源:文章編譯自 What I learned from studying Zappos CEO Tony Hsieh’s schedule for a year

本圖/文經授權轉載自JANDI,原標題:第一手觀察!從 Zappos 執行長謝家華的行事曆學到的事 (下)

責任編輯/郭丹穎

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