為何他能提早完成工作、我卻要加班?這個「高效日程表」解答:其實一天工作4小時就夠!

2018年04月10日 15:40 風傳媒

一般來說,一天的工作時數是8小時,但實際上能夠專心工作的時間可能不到4小時。說不定,光是一場接著一場的會議就超過四小時了,然後是電話、回覆信件或同事們臨時的討論,甚至還要上網、回訊息。能夠好好工作的時間也許只剩下1、2個小時,難怪很多人經常喊著時間不夠用,老是要靠加班來處理事情。

但,就算給足了8小時的工作時間,你真的能專心工作八小時嗎?我想答案是不可能。

很多人時間不夠用,是因為容易被其他瑣事給拖住:一會兒是被同事聊天話題吸引,加入閒聊行列;一會兒是部門在揪團購,忙著下單;再一會兒是上社群網站瀏覽,看看朋友動態,回覆留言。這樣東拉西扯,時間就這樣被耗費掉了。

說真的,就算是專注力很強的人,我相信也很難真正保持專注工作超過4小時以上,一般能夠維持有2至4小時高效工作時間是正常值。既然能夠讓你好好做事的時間如此寶貴,為了提高工作成效,一定要找出並善用自己最有效率的時間。

就我而言,每天的早上10點到12點是處理事情最有效率的時段;其次是下午4點到6點,這時候精神最容易集中,腦袋最清楚、思考能力最好、最迅速。因此,我會盡量把需要專心、思考或有難度、重要的事情安排在這個時段,更容易做出成效。我通常會這樣安排:

1. 早上半小時用來回覆重要信件,剩下的時間用來處理專案執行事項或修改提案

2. 下午的時間則是思考專案的內容,例如創意發想、專案工作協調與整合、回覆同事的提問。

在這段時間內,我會讓自己保持專注,不上網、不看手機,全神貫注在眼前的工作,直到完成了一定的進度之後,才會看手機是否有重要的訊息。

雖然不是天天都能在相同時間坐在座位上專心工作,有時會額外插入會議或其他行程,因此,要有備用的時段可安排,用第二順位的高效時間來處理事情。工作很多,事情很雜,與其沒有頭緒的瞎忙,我們更該清楚時間要如何安排,把8成的精力用在2成的要事上。

作者簡介 |  阿飛

擁有自由作家及行銷人雙重身分。目前任職某廣告行銷公司行銷總監。努力想成為文藝青年,但終究只是髮線日益升高、身材逐漸走樣的大叔!

本文經授權轉載自悅知文化《工作,剛剛好就好》
責任編輯/陳憶慈

 

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