投影片放一堆圖表根本沒人想看!外商公司做簡報的2大「基本常識」,大學生上班族必學

2019年01月02日 15:43 風傳媒

PowerPoint 是數位時代的紙和筆。而在使用PowerPoint 製作簡報資料時,只有一個重點:一行文字精簡呈現該投影片的重點

副標題是指簡報投影片中,接在標題下方的文字方塊,英文為「Punchline」(給予重擊的一句話)。而副標題的下標原則就是,用一行字寫出你想要傳達的內容。這句話能否擊中對方的心坎,會對後續的效應產生極大的影響。

副標題的重點只有兩點。這在許多外商管理顧問公司(包括我待過的埃森哲),幾乎是大家都知道的基本常識,以下就為各位介紹這兩項基礎概念。

1. 副標題的重點

在副標題呈現的訊息,只有三種類型。

● 單純的「事實」

1 A同學的成績每一科都得到最高分。

2 敝公司的營收較去年增加百分之八。

● 對某件事的「評價」

1 A同學是個優秀的學生。

2 敝公司的商品是全球最優良的。

● 給意見的「提案」

1 應該派A同學當交換學生。

2 敝公司應該打入海外市場。

只要針對每張投影片要傳達的訊息,找出合適的模式,扼要地寫出重點文字即可。

若一個圖表中塞了太多訊息,例如達成營收成長、預估達成率等等,就必須留意了。無論訊息再怎麼正確,把過多訊息或不同模式的訊息,放在同一張投影片的話,會造成對方的混亂,請遵守一張投影片只有一個訊息的原則。

此外,有人會在副標題中寫個「詳情如下」的字眼。雖然這是在告訴對方「請看投影片內的圖片和圖表」,但卻沒寫出任何結論。每個人都會從自己的觀點做出自己的解釋,這就是理解不同的原因。所以,千萬不要在簡報上寫「詳情如下」

2. 串連所有副標題,確認邏輯

寫好所有副標題後,將每張投影片的副標題串連起來,看看是否能成為一篇通順的文章。把這份簡報當成一篇文章讀讀看,確認是否有缺漏或重複?邏輯上有無跳躍或矛盾之處?文章是否淺顯易懂?只要達成上述三點:文句流暢而淺顯易懂,邏輯上能夠傳達而沒有強辯之處,你的簡報就沒問題了。

請確認副標題直到最後一刻!

如果投影片的副標題,在敘述的文字風格和整體調性上不搭的話,就會很突兀,發現時請趕快修正。再者,也可藉此時再確認整份檔案是否流暢、比重是否均衡,例如「前半部的量太多,顯得冗長乏味」等。

作者簡介|松本利明

人事暨策略顧問/HR Strategy代表/日本人才管理協會(JSHRM)執行長。曾於PwC、美世(Mercer)、埃森哲(Accenture)等大型外商管理顧問公司任職。24年來,成功為600家以上的企業,進行人事改革以及工作效率的提升,許多日商、外商都是其客戶名單。更有親身實踐其職場工作術,以8年時間從基層員工躍升至經理級主管的案例。

本文經授權轉載自三采《努力,不如用對力:認真≠績效,精準做重點才是贏家!
責任編輯/陳憶慈

 

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